Faktura eller offert, vad är egentligen skillnaden?

"Kan du skicka en offert" och "kan du fakturera mig" låter kanske som samma sak i vardagligt tal, men en offert och en faktura är två helt olika dokument med olika syften. Att blanda ihop dem kan skapa missförstånd med kunden, och i värsta fall betalningstvister.

Vad är en offert?

En offert är ett förslag, ett bud på vad ett jobb eller en vara kommer att kosta, innan något arbete har utförts. Den är i grunden inte bindande för kunden att betala, den är en inbjudan till kunden att tacka ja eller nej. En bra offert beskriver vad som ingår, vad som inte ingår, pris, eventuella förbehåll och hur länge priset gäller.

Vad är en faktura?

En faktura är ett krav på betalning för en vara eller tjänst som redan levererats, eller som ska levereras enligt en överenskommelse. Till skillnad från offerten är fakturan ett bokföringsdokument, den ska följa bokföringslagens regler om löpnummer, momssatser och obligatoriska uppgifter, och den skapar en betalningsskyldighet för kunden.

Så går processen till i praktiken

Ett vanligt förlopp ser ut så här: du skickar en offert till en potentiell kund, kunden accepterar den, du utför arbetet eller levererar varan, och du skickar därefter en faktura baserad på det som offererades. Om kunden vill ha ändringar under vägen justerar du offerten eller kommer överens om tillägg innan du fakturerar, snarare än att bara skicka en faktura som avviker från vad ni ursprungligen kom överens om.

Vanliga misstag

Ett vanligt misstag är att skicka en faktura innan kunden faktiskt tackat ja till något, vilket lätt uppfattas som påstridigt och kan skada relationen. Ett annat är att aldrig skriva ner vad offerten faktiskt innehöll, vilket gör det svårt att bevisa vad ni kom överens om om en tvist skulle uppstå senare.

I FakturaKlar kan du skapa en offert, låta kunden svara direkt via en länk (acceptera, avböja eller begära ändringar), och när den är godkänd är steget till att skapa en faktura för samma kund och samma rader kort, utan att du behöver skriva om allt från grunden.