Att fakturera privatpersoner jämfört med företag

Grundreglerna för vad en faktura ska innehålla är desamma oavsett vem mottagaren är, men det finns några praktiska skillnader värda att känna till när du fakturerar en privatperson istället för ett företag.

Vilka uppgifter om kunden behövs?

Till ett företag anger du normalt organisationsnummer och eventuellt momsregistreringsnummer. Till en privatperson finns inget organisationsnummer, istället är det namn och adress som är det viktiga för att fakturan tydligt ska visa vem som är betalningsskyldig. Personnummer behöver normalt inte anges på fakturan, men kan i vissa fall krävas som underlag internt, till exempel vid ROT- och RUT-arbete där du ska ansöka om skattereduktion hos Skatteverket.

Momsen fungerar likadant

Moms tas ut på samma sätt oavsett om kunden är privatperson eller företag, det finns ingen generell regel som säger att privatpersoner ska faktureras utan moms. Den stora skillnaden ligger istället i att ett momsregistrerat företag kan dra av ingående moms, medan en privatperson betalar hela beloppet inklusive moms utan avdragsrätt.

Betalningsvillkor och tonläge

Företag är ofta vana vid längre betalningsvillkor, 30 dagar är vanligt vid företag-till-företag. Mot privatpersoner är det vanligt med kortare betalningstid, och det är extra viktigt att texten på fakturan är tydlig och lätt att förstå, eftersom en privatperson sällan har en ekonomiavdelning som tolkar en otydlig faktura åt dem.

Betalningspåminnelser

Reglerna kring påminnelseavgifter och dröjsmålsränta gäller i grunden lika mot privatpersoner som mot företag, men konsumentskyddslagstiftning ger privatpersoner ett visst extra skydd, till exempel kring hur påminnelser och inkassokrav ska utformas. Var därför extra noga med att vara tydlig och korrekt i kommunikationen när mottagaren är en privatperson.

I FakturaKlar väljer du helt enkelt om kunden är en privatkund eller företagskund när du lägger upp den, och rätt fält, som organisationsnummer eller personnummer, visas automatiskt utifrån det valet.