Hur länge måste man spara fakturor och bokföring?

Att skapa och skicka en faktura är bara halva jobbet, du behöver också spara den på rätt sätt under rätt tid. Här är huvudreglerna för hur länge svenska företag ska bevara sin räkenskapsinformation.

Sju år är huvudregeln

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation, vilket bland annat inkluderar fakturor, kvitton och verifikationer, sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller oavsett om du driver enskild firma, handelsbolag eller aktiebolag. Denna text är en allmän sammanfattning, för exakta besked i din specifika situation bör du alltid stämma av med en redovisningskonsult eller Skatteverket.

Vad räknas som räkenskapsinformation?

Utöver fakturor du själv skickat och tagit emot räknas även kvitton, kontoutdrag, avtal som påverkar bokföringen och den löpande bokföringen (huvudbok, verifikationslista) som räkenskapsinformation. I princip allt underlag som ligger till grund för din bokföring omfattas av samma sparkrav.

I vilket format får informationen sparas?

Räkenskapsinformation får i stor utsträckning sparas digitalt, du behöver alltså inte fysiska pärmar med papper om du har ett digitalt system som säkerställer att informationen är läsbar och oförändrad under hela sparandetiden. Det är dock viktigt att du faktiskt kan ta fram informationen om Skatteverket begär det, och att den inte riskerar att gå förlorad om en leverantör lägger ner sin tjänst.

Praktiska tips

• Se till att du regelbundet tar en export eller backup av din fakturering, inte bara förlitar dig på att uppgifterna finns kvar hos en enskild leverantör.
• Spara underlag strukturerat per räkenskapsår, så att du snabbt kan hitta rätt material om det behövs vid en revision.
• Fråga din redovisningskonsult om just din verksamhets specifika krav, särskilt om du hanterar särskilda branschregler.

I FakturaKlar kan du när som helst ladda ner en fullständig export av dina kunder, fakturor, offerter, kreditfakturor, betalningar och produkter, så att du alltid har en egen kopia av din räkenskapsinformation utöver det som finns sparat i tjänsten.