Förr eller senare händer det de flesta företagare, en faktura förfaller utan att betalning kommer in. Det här är en praktisk, saklig process för hur du hanterar det, steg för steg. Den här texten är allmän information, inte juridisk rådgivning för ditt specifika fall.

Steg 1: Dubbelkolla innan du agerar

Kontrollera att betalningen verkligen inte kommit in, ibland dröjer en betalning en eller två dagar i banksystemet, eller har bokförts med fel referens så att den är svår att hitta. Ett snabbt mejl med en vänlig fråga kan också lösa missförstånd, till exempel att kunden trodde fakturan redan var betald.

Steg 2: Skicka en tydlig påminnelse

Om betalningen fortfarande inte har kommit in efter förfallodagen, skicka en betalningspåminnelse. Den bör innehålla ursprungligt fakturanummer, belopp, ursprungligt förfallodatum och ett nytt datum för när betalning senast förväntas.

Steg 3: Påminnelseavgift, om det är avtalat

Enligt lag (räntelagen) får du ta ut en påminnelseavgift på max 60 kronor, men bara om ni på förhand avtalat om det, till exempel i dina avtalsvillkor. Du får bara ta ut en påminnelseavgift per skuld, och ingen moms läggs på avgiften.

Steg 4: Dröjsmålsränta

Om ni inte avtalat om annat har du rätt att ta ut dröjsmålsränta från förfallodagen, enligt räntelagen motsvarande referensräntan plus åtta procentenheter. Har ni avtalat om en annan räntesats i era affärsvillkor gäller den istället.

Steg 5: Ytterligare påminnelser eller direktkontakt

Fortsätter kunden att inte svara eller betala kan det vara läge att ta direktkontakt, via telefon eller personligt mejl, innan du går vidare med mer formella steg. Ibland löser ett kort samtal saker snabbare än ytterligare skriftliga påminnelser.

Steg 6: Inkasso

Betalar kunden fortfarande inte kan du lämna över ärendet till ett inkassobolag, som tar över kommunikationen och driver in skulden å dina vägnar, ofta mot en avgift eller en andel av det indrivna beloppet. Nästa steg därefter kan vara ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden, om kunden fortsatt inte betalar eller bestrider skulden.

Vanliga frågor

Måste jag skicka en påminnelse innan jag går till inkasso?

Det finns inget generellt lagkrav på exakt hur många påminnelser som måste skickas, men de flesta inkassobolag och domstolar förväntar sig att du gett kunden en rimlig chans att betala eller bestrida innan ärendet går vidare.

Kan jag ta ut påminnelseavgift utan att ha avtalat om det?

Nej, rätten att ta ut en påminnelseavgift gäller bara om ni avtalat om det i förväg, till exempel i era allmänna villkor.

I FakturaKlar kan du skicka en betalningspåminnelse till kunden med ett klick direkt från fakturan, och se tydligt vilka fakturor som är förfallna innan det blir dags att agera.

Källor

Räntelagen (1975:635). Aktuell referensränta och information om dröjsmålsränta och påminnelseavgift, se Riksbanken och relevant information hos Skatteverket och Kronofogden.

Vad händer om kunden inte betalar fakturan?