Att fakturera online betyder helt enkelt att du skapar och skickar fakturan digitalt istället för att skriva ut och posta den. Processen är i grunden densamma oavsett verktyg, här är stegen som alltid ingår.

1. Lägg till kundens uppgifter

Börja med namn eller företagsnamn, adress och, om kunden är ett företag, organisationsnummer och eventuellt momsregistreringsnummer. Har du fakturerat kunden tidigare räcker det att söka fram dem istället för att skriva om uppgifterna varje gång.

2. Ange fakturanummer och datum

Fakturan behöver ett unikt, löpande fakturanummer, ett fakturadatum, och ett förfallodatum som talar om när betalning senast ska ske. De flesta använder 30 dagars betalningsvillkor som standard mot företag, men det går att sätta kortare eller längre villkor beroende på överenskommelse.

3. Lägg till fakturarader

För varje vara eller tjänst anger du en tydlig beskrivning, antal, à-pris och momssats. Har du sålt flera olika saker med olika momssatser, till exempel både varor och tjänster, lägger du upp varje sak på sin egen rad så att momsen räknas rätt per rad.

4. Kontrollera totalsumman och momsen

Innan du skickar fakturan, dubbelkolla att delsumma, moms och totalsumma stämmer. Ett vanligt fel vid manuell fakturering är att räkna fel på moms när flera rader har olika satser, något som ett fakturaprogram räknar ut automatiskt.

5. Lägg till betalningsinformation

Kunden behöver veta hur de ska betala, till exempel bankgiro, plusgiro, bankkonto eller Swish, samt vilken referens de ska ange vid betalning så att du kan matcha inbetalningen mot rätt faktura.

6. Skicka fakturan

De flesta fakturor skickas idag som PDF via e-post. Det går snabbt, kunden kan betala direkt, och du slipper portokostnad och väntetid jämfört med papperspost.

Fördelen med att göra det i ett fakturaprogram

Gör du detta manuellt i ett dokument måste du själv hålla koll på nästa lediga fakturanummer, räkna moms för hand och komma ihåg vilka fakturor som är betalda. Ett fakturaprogram som FakturaKlar sköter nummerserien automatiskt, räknar moms per rad, och visar tydligt vilka fakturor som väntar på betalning, så att du kan fokusera på jobbet istället för administrationen.

Vanliga frågor

Måste fakturan skickas som PDF?

Nej, det finns inget lagkrav på PDF-format, men det är i praktiken standard eftersom det ser professionellt ut och inte går att redigera av misstag.

Kan jag skapa en faktura utan företag?

Fakturering förutsätter normalt att du bedriver någon form av näringsverksamhet, till exempel enskild firma eller aktiebolag. Kontrollera med Skatteverket eller Bolagsverket vad som gäller för din situation.

Vill du testa hela flödet själv? Med FakturaKlar kan du skapa och skicka din första faktura på några minuter, helt gratis att börja med.

Hur skapar man en faktura online steg för steg?