"E-faktura" är ett av de mest missförstådda begreppen inom fakturering. Många använder det om vilken faktura som helst som skickas digitalt, medan begreppet formellt betyder något mer specifikt.

PDF-faktura via e-post

Det absolut vanligaste sättet småföretag fakturerar digitalt idag är att skicka en PDF som bilaga i ett e-postmeddelande. Kunden öppnar mejlet, laddar ner eller läser PDF:en, och betalar utifrån informationen på den. Det är enkelt, fungerar överallt, och kräver ingen teknisk integration mellan avsändare och mottagare.

Strukturerad e-faktura

En strukturerad e-faktura, i formell mening, är istället maskinläsbar data, inte en bild av en faktura utan strukturerad information (till exempel i formatet XML) som kan läsas in direkt i mottagarens ekonomisystem utan att någon människa behöver knappa in uppgifterna manuellt. Det minskar risken för inmatningsfel och snabbar upp hanteringen hos mottagaren, särskilt vid stora volymer.

Skillnaden i praktiken

En PDF skickad via e-post är fortfarande i grunden ett dokument gjort för att en människa ska läsa det. En strukturerad e-faktura är gjord för att ett datorsystem ska läsa den. Många använder "e-faktura" om båda, men det är bara den strukturerade varianten som formellt räknas som en e-faktura i till exempel EU:s och den offentliga sektorns definition.

Peppol och offentlig sektor

Inom EU, och särskilt vid fakturering till offentlig sektor, används ofta nätverket Peppol för att skicka strukturerade e-fakturor mellan olika ekonomisystem. Myndigheter i Sverige och flera andra EU-länder kräver i många fall att leverantörer skickar just strukturerade e-fakturor via Peppol, inte en PDF via e-post. Läs mer om det i vår guide om Peppol och e-fakturering.

Behöver ditt företag strukturerade e-fakturor?

De flesta småföretag som fakturerar andra småföretag eller privatpersoner klarar sig utmärkt med PDF-fakturor via e-post. Kravet på strukturerad e-faktura via Peppol blir framför allt aktuellt om du fakturerar en myndighet eller en större organisation som specifikt kräver det.

Vanliga frågor

Är en PDF-faktura via e-post en e-faktura?

I vardagligt tal kallas den ofta det, men formellt räknas bara strukturerad, maskinläsbar data som en riktig e-faktura.

Måste jag kunna skicka strukturerade e-fakturor?

Bara om du fakturerar en kund som specifikt kräver det, till exempel vissa myndigheter. De flesta småföretag klarar sig med PDF via e-post.

Med FakturaKlar skapar du och skickar professionella PDF-fakturor via e-post till dina kunder, vilket täcker behovet för de allra flesta småföretag och enskilda firmor.

Vad är en e-faktura?