Om du någon gång fått en faktura med en lång sifferrad under rubriken "OCR" eller "OCR-nummer" har du stött på ett vanligt men ofta missförstått begrepp inom svensk fakturering. Här går vi igenom vad det faktiskt är, hur det skiljer sig från en vanlig betalningsreferens, och om just ditt företag behöver det.

Vad är ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer är en unik sifferkod som följer med en faktura och som gör det möjligt för mottagarens bank att automatiskt para ihop en inbetalning med rätt faktura, utan att någon person behöver läsa av vem som betalat vad. Numret innehåller vanligtvis en kontrollsiffra som räknas fram enligt en fast matematisk formel (Luhn-algoritmen), vilket gör att banksystemet kan upptäcka om numret blivit felskrivet innan betalningen bokförs.

OCR-nummer kontra vanlig betalningsreferens

Många blandar ihop OCR-nummer med en vanlig betalningsreferens eller fakturanummer, men de löser olika problem. En vanlig betalningsreferens (till exempel fakturanumret) är text som kunden skriver in manuellt vid betalning, och som du sedan själv läser av och bokför mot rätt faktura. Ett riktigt OCR-nummer är istället kopplat till ett Bankgiro- eller Plusgiro-avtal med automatisk inläsning, där hela processen sker maskinellt utan manuell avstämning.

Behöver ditt företag OCR-nummer?

OCR-nummer med automatisk inläsning är i första hand relevant för företag som hanterar väldigt stora volymer inbetalningar, till exempel bostadsrättsföreningar, energibolag eller andra verksamheter som fakturerar tusentals kunder per månad. För de flesta småföretag och enskilda firmor räcker det gott med en vanlig, tydlig betalningsreferens på fakturan, till exempel fakturanumret, eftersom antalet inbetalningar som ska stämmas av per månad är hanterbart för hand eller med enkel bokföringsvy.

I FakturaKlar kan du lägga till en betalningsreferens på varje faktura så att både du och kunden enkelt kan koppla en betalning till rätt faktura. Om du senare växer och behöver ett riktigt OCR-avtal med automatisk inläsning tecknas det separat med din bank, och det numret kan du sedan ange manuellt som betalningsreferens på dina fakturor.

Sammanfattning

OCR-nummer är ett kraftfullt verktyg för storskalig, automatiserad betalningshantering, men för de flesta småföretag är en tydlig, konsekvent betalningsreferens fullt tillräcklig. Det viktiga är att referensen alltid finns med, är läsbar och att kunden faktiskt använder den vid betalning.

Vad är ett OCR-nummer och hur fungerar det?