Fakturaprogram byggt för svenska småföretag
Skapa professionella fakturor på minuter, hantera moms automatiskt och håll koll på vad som är betalt, allt i en enkel svensk tjänst utan onödig krångel.
Vad är ett fakturaprogram?
Ett fakturaprogram är en tjänst där du skapar, skickar och håller koll på fakturor digitalt, i stället för att göra det manuellt i Word, Excel eller för hand. Ett bra fakturaprogram gör mer än att bara se snyggt ut på pappret: det räknar ut moms korrekt per rad, håller ett löpande och garanterat unikt fakturanummer, sparar dina kunder och produkter så att du slipper skriva in samma uppgifter varje gång, och ger dig en tydlig överblick över vad som är betalt, obetalt och förfallet.
För de flesta småföretagare handlar det i grunden om att slippa administrationen kring fakturering, så att mer tid går till det faktiska jobbet.
Varför använda ett fakturaprogram?
Många nya företagare börjar med en fakturamall i Word eller Excel. Det fungerar ett tag, men blir snabbt svårt att hålla ordning på: vilka fakturor är skickade, vilka är betalda, och vilket nummer kommer härnäst? Ett fakturaprogram löser det automatiskt. Fakturanumren blir garanterat unika och löpande, momsen räknas fram med rätt avrundning, och du ser direkt i en översikt vad som är obetalt och förfallet.
Det sparar också tid: kunder och produkter du använt tidigare finns kvar och går att återanvända, så du slipper skriva in samma adress eller artikel varje gång du fakturerar samma kund.
Skapa fakturor online
Att skapa en faktura online tar bara ett par minuter: du väljer eller lägger till en kund, anger fakturarader med beskrivning, antal, pris och momssats, och programmet räknar automatiskt ut delsumma, moms och totalbelopp. Fakturan kan sedan e-postas direkt till kunden som PDF, eller laddas ner för att skickas på annat sätt.
Behöver en faktura ha många rader, till exempel vid ett större projekt, hanteras det utan att layouten går sönder, kolumnrubriker upprepas automatiskt om fakturan sträcker sig över flera sidor.
Hantera kunder
Ett fakturaprogram fungerar samtidigt som ett enkelt kundregister. Du sparar både privatkunder och företagskunder, med rätt uppgifter för respektive typ, organisationsnummer för företag, adress och kontaktuppgifter för privatpersoner, och slipper leta upp eller skriva om samma information nästa gång du fakturerar samma kund.
Skapa offerter
Innan ett jobb påbörjas vill de flesta kunder ha en offert, ett bud på vad arbetet kommer att kosta. En offert är inte samma sak som en faktura, den är ett förslag som kunden kan acceptera, avböja eller begära ändringar på. När kunden accepterar går det snabbt att omvandla samma rader till en faktura, i stället för att skriva om allt från grunden.
Återkommande fakturor
Fakturerar du samma kund regelbundet, till exempel en månadsvis serviceavgift eller ett löpande konsultuppdrag, kan en återkommande faktura sättas upp en gång. Därefter skapas och skickas en ny faktura automatiskt enligt det schema du väljer, varje vecka, månad, kvartal eller år, utan att du behöver komma ihåg det själv.
Betalningsuppföljning
Att veta vad som faktiskt är betalt är minst lika viktigt som att skicka fakturan. Ett fakturaprogram låter dig registrera del- och helbetalningar och visar direkt vad som återstår, så att du slipper hålla koll manuellt i ett separat dokument eller lita på minnet.
Betalningspåminnelser
Förr eller senare glömmer någon kund att betala i tid. Med en tydlig överblick över förfallna fakturor är det enkelt att skicka en påminnelse i tid, innan det blir ett större problem. Vad en påminnelse får innehålla, och när en påminnelseavgift eller dröjsmålsränta får tas ut, styrs av räntelagen och eventuella avtalsvillkor.
Fakturamallar
Utseendet på fakturan spelar roll för hur professionellt företaget uppfattas. En bra fakturamall har din logotyp, dina bankuppgifter och ett rent, läsbart format som fungerar lika bra på skärm som utskrivet. Ett fakturaprogram ger dig färdiga mallar att välja mellan, i stället för att du själv behöver designa en från grunden i Word.
Moms och fakturaregler
Svensk moms har tre satser, 25, 12 och 6 procent, beroende på vad som säljs, och en faktura kan behöva flera olika satser på olika rader. Utöver momsen finns ett antal obligatoriska uppgifter en svensk faktura ska innehålla enligt bokföringslagen, bland annat säljarens och köparens uppgifter, fakturadatum, löpande fakturanummer och en tydlig beskrivning av vad som sålts.
Fakturanummer
Enligt bokföringslagen ska fakturor ha ett unikt löpnummer i en obruten serie, och numret får aldrig återanvändas. Ett fakturaprogram håller reda på nästa lediga nummer automatiskt, så att risken för dubbletter eller ett manuellt räknefel försvinner helt.
Fakturaprogram för enskild firma
Som enskild firma är kraven på fakturan i grunden desamma som för andra bolagsformer, men uppgifterna skiljer sig något, till exempel används ofta ditt personnummer som grund för organisationsnumret. Ett fakturaprogram som anpassar sig efter din bolagsform sparar dig från att komma ihåg exakt vilka fält som gäller varje gång.
Fakturaprogram för aktiebolag
Aktiebolag omfattas alltid av fullständig bokföringsskyldighet, oavsett storlek, vilket gör det extra viktigt att fakturorna är korrekt specificerade från början. Organisationsnummer, eventuell F-skatt och momsregistreringsnummer läggs in en gång i företagsprofilen och visas därefter automatiskt på varje faktura.
Fakturaprogram för småföretag
Ju fler kunder och fakturor ett företag hanterar, desto mer tid sparar ett fakturaprogram jämfört med manuell hantering. Det handlar inte bara om att skapa fakturan snabbare, utan om att slippa hålla reda på betalningsstatus, nummerserier och kunduppgifter i flera olika dokument samtidigt.
Fakturaprogram för konsulter
Konsulter fakturerar ofta löpande arbete, ibland med projektkoder eller referensnummer som behöver synas på fakturan. Egna fält gör det möjligt att lägga till precis den typen av information utan att behöva skriva om fakturamallen för varje uppdrag.
Fakturaprogram för hantverkare
En hantverkarfaktura behöver oftast skilja tydligt på material och arbetstid, både för att kunden ska se vad som är vad, och för att arbetskostnaden ska kunna specificeras separat när det är aktuellt för ROT- eller RUT-arbete. Separata rader för material och arbete löser det utan extra krångel.
Vad ska man tänka på när man väljer fakturaprogram?
Titta på hur ofta du faktiskt fakturerar, om priset är per faktura eller ett fast abonnemang, om momshantering och svenska betalsätt som Bankgiro, Plusgiro och Swish stöds, och om du enkelt kan exportera din data om du vill byta leverantör senare. Fråga dig också om supporten svarar på svenska, och om tjänsten är byggd för svenska regler eller bara översatt från ett annat land.
Fakturastatus i realtid
Se direkt vilka fakturor som är utkast, skickade, betalda, delbetalda eller förfallna, utan att öppna varje faktura.
Statusspårning för offerter
Följ varje offert från utkast till skickad, visad, accepterad, avböjd eller ändringar begärda.
Schemalägg fakturor
Välj datum och klockslag så utfärdas och skickas fakturan automatiskt, utan att du behöver göra det manuellt.
Vanliga frågor
Vad är ett fakturaprogram?
Ett fakturaprogram är en tjänst där du skapar, skickar och håller koll på fakturor digitalt, i stället för att göra det manuellt i Word eller Excel. Ett bra fakturaprogram räknar ut moms automatiskt, håller reda på vilka fakturor som är betalda, och sparar dina kunder och produkter så att du slipper skriva in samma uppgifter varje gång.
Hur skapar jag en faktura?
Du väljer eller lägger till en kund, anger fakturarader med beskrivning, antal, pris och momssats, och programmet räknar automatiskt fram totalsumman. Fakturan går sedan att skicka direkt via e-post som PDF.
Vad måste finnas med på en faktura?
Bland annat säljarens och köparens uppgifter, ett unikt löpande fakturanummer, fakturadatum, en tydlig beskrivning av vad som sålts, pris, momssats och totalbelopp. Läs mer i vår guide om fakturaregler.
Kan jag använda FakturaKlar som enskild firma?
Ja. FakturaKlar fungerar lika bra för enskild firma som för aktiebolag, handelsbolag och kommanditbolag. Du väljer bolagsform i din företagsprofil, och programmet anpassar fakturans innehåll och momshantering därefter.
Hur fungerar återkommande fakturor?
Du sätter upp en mall en gång för en kund du fakturerar regelbundet, och en ny faktura skapas och skickas automatiskt enligt det schema du väljer, till exempel varje månad.
Behöver jag koppla mitt bokföringsprogram?
Nej, det är inte nödvändigt. Du kan exportera dina fakturor som CSV och ge till din bokförare eller importera i ditt bokföringsprogram, eller ladda ner en fullständig backup av all din data när du vill.
Kostar det något att komma igång?
Nej. Du får ett antal gratis fakturor när du skapar ett konto, helt utan bindningstid eller kreditkort. Därefter väljer du mellan att köpa fler fakturakrediter eller ett abonnemang med obegränsad fakturering.